Arsip dan Dokumen

ARSIP, KEARSIPAN, DOKUMEN , DAN DOKUMENTASI
Oleh: Warsito*
Suatu ketika saya menerima sebuah surat dari seorang teman yang menjadi dosen di Universitas Negeri Yogyakarta. Dalam sebuah penggalan paragraf itu dia mengatakan bahwa semua arsip dan dokumen IKASBA (Ikatan Alumni SMU I Banyumas di Yogyakarta) dibawa oleh Ketua Umum, Mas Zunedi, saya sebagai bendahara hanya memegang uang kas dan sejumlah sticker, selain itu tidak. Kemudian saya mengomentari pernyataannya itu dalam surat balasan saya, “Terima kasih, ya. Ternyata kamu termasuk seorang bendahara yang amanah, karena uang segitu saja masih utuh, padahal sudah enam tahun yang lalu organisasi itu bubar (2000-2005)”.

Dari hal tersebut kemudian saya berpikir mengenai kata arsip dan dokumen, karena hampir semua orang pasti akan mengatakan bahwa arsip dan dokumen adalah sama. Dalam ilmu kearsipan (archival science atau archivologi), di samping kata arsip dalam bahasa Indonesia, masih ada pula kata file (Inggris), record atau warkat, dan archive atau archief (Belanda).
Akan tetapi, dalam bahasa Indonesia, kata file, record, dan archive sering disebut sebagai arsip saja. Padahal perlu diketahui bahwa ketiga jenis kata itu memiliki makna yang berbeda, yaitu: file (early archive) merupakan jenis arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih berada di unit kerja; record (permanent file) merupakan jenis arsip inaktif yang telah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak terdapat di unit kerja lagi, tetapi sudah harus diletakkan di unit kearsipan (records center) organisasi yang bersangkutan; dan archive (permanent record) merupakan arsip statis, yaitu arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi negara. Arsip jenis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), atau di tiap-tiap lembaga arsip daerah. Arsip statis adalah bahan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan untuk generasi yang akan datang.
Adapun kata arsip akan lebih jelas dan menjadi seragam apabila kita merujuk pada Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1, yaitu:
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Administrasi kearsipan atau kearsipan (filing) merupakan aktivitas yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau dokumen, dan pekerjaan ini termasuk dalam salah satu jenis pekerjaan kantor yang banyak dilakukan oleh setiap instansi atau lembaga. Kegiatan yang termasuk dalam hal tersebut, antara lain: penerimaan, pengiriman, pencatatan, penyimpanan, penyusutan, dan pemusnahan warkat yang sudah tidak bernilai guna lagi. Dalam Kamus Administrasi Perkantoran sebagaimana dikutip Ig. Wursanto, yang dimaksud filing atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan, dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan apabila setiap saat diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa filing adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat bila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Adapun makna proses dalam kalimat tersebut adalah tahap-tahap yang harus dilalui dalam usaha mencapai suatu tujuan dan tahap-tahap itu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Sebagai rangkaian kegiatan, proses penyimpanan arsip meliputi: memisahkan (segregating), meneliti (examinating), memadukan (assembling), mengklasifikasikan (clasification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun, dan mem-file arsip-arsip.
Arsip sering disebut sebagai dokumen, sedangkan kearsipan sering disebut dokumentasi. Kedua istilah tersebut sering dipergunakan silih berganti, tanpa memberikan perbedaan yang jelas, sehingga membuat bingung orang-orang yang sedang mempelajari ilmu kearsipan. Ig. Wursanto dalam kutipannya dari Kamus Administrasi Perkantoran menjelaskan tentang definisi dokumen (document), yakni merupakan warkat asli yang dipakai sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Di Amerika Serikat, istilah documents dalam dunia usaha sering diartikan sama dengan records atau warkat. Sesuai perkembangan yang ada, istilah document kemudian diartikan sebagai naskah asli yang terdaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan (piagam/traktat). Namun, dalam definisi yang lain menyebutkan bahwa dokumen adalah semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara/cassets, video tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto.
Dari dua definisi tersebut dijelaskan bahwa persamaan keduanya menekankan pengertian dokumen dari segi material (recorded material). Adapun perbedaannya, pengertian pertama menekankan pada keaslian dokumen, sedangkan pengertian kedua memberikan gambaran yang lebih luas, yakni dokumen tidak hanya terbatas pada bahan yang tertulis atau tercetak, tetapi termasuk dalam bentuk rekaman, gambar, dan sebagainya.
Dokumantasi atau pendokumenan (documentation) memiliki arti yang bermacam-macam, tergantung pada segi peninjauannya. Oleh karena itu, ada orang yang memberikan definisi dari segi materialnya saja, namun di sisi lain ada yang memberikan definisi sebagai kegiatan atau pekerjaan yang aktif.
Menurut Ig. Wursanto yang mengutip Trimo dalam Pengantar Ilmu Dokumentasi menjelaskan definisi dokumentasi, antara lain sebagai berikut:
Dokumentasi tidak lain adalah sekumpulan catatan, baik dalam bentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang terjadi, pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan, maupun spesifikasi-spesifikasi hasil-hasil karya yang terbaru di bidang tertentu yang dilakukan secara amat selektif untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebagai bahan mentah dalam proses penetapan langkah-langkah berikutnya.
Dokumetasi merupakan sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam/tercatat dan memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau seluruh sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selama pengkajian suatu sistem (pembinaan dan pengembangan sistem informasi manajemen).
Definisi pertama menyebutkan bahwa dokumentasi merupakan kumpulan bahan-bahan bukti baik dalam bentuk tulisan, cetakan, rekaman maupun gambar-gambar yang dilakukan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan kehidupan kemanusiaan. Sebagai kumpulan dokumen, maka titik beratnya terletak pada segi pembinaan dan pengembangan kumpulan dokumentasi itu.
Definisi kedua menjelaskan bahwa dokumentasi sebagai pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen tersebut, yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah sehingga berguna bagi para pemakai jasa informasi.
Dalam hal ini, dokumentasi diartikan sesuai dengan definisi yang kedua, sedangkan pengertian dalam definisi pertama diartikan sebagai dokumen. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa dokumen menunjukkan pada segi materialnya (recorded material), sedangkan dokumentasi menunjukkan pada segi kegiatannya, suatu pekerjaan aktif yang berhubungan dengan pengumpulan, penyusunan, pengolahan, mempersatukan, dan menyiapkan bahan-bahan keterangan berdasarkan dokumen yang ada untuk memenuhi pihak-pihak yang memerlukan. Dengan demikian, dokumentasi memiliki bidang gerak yang lebih luas daripada kearsipan, dan kearsipan merupakan bagian dari dokumentasi.
Adapun dokumentasi sendiri meliputi 3 bidang, yaitu: dokumentasi literer atau dokumentasi pustaka; dokumentasi korporil (corporeel) atau dokumentasi benda, yang merupakan bahan-bahan bagi dokumentasi permuseuman; dan dokumentasi privat atau dokumentasi kearsipan. Dari hal tersebut kita menjadi tahu bahwa dokumentasi meliputi tugas kearsipan, kepustakaan, dan kemuseuman, sehingga dokumentasi menjadi sangat penting dalam setiap kegiatan apa pun. (*Warsito, A. Md., Alumnus Kearsipan Program Diploma III UGM)